Processos, por definição, são uma sequência de tarefas ordenadas cronologicamente e que visam a entrega de um produto, recurso, serviço ou informação a um cliente interno ou externo à sua organização.
Em seu escritório de arquitetura, com certeza, existe uma série de processos, não apenas de criação de projetos de arquitetura, mas muitos outros, como a cotação de materiais, a emissão de notas fiscais, a supervisão de obras e até a limpeza do escritório.
São muitos fatores que você precisa levar em consideração para organização do seu escritório de arquitetura.
Nesta postagem, vamos mostrar de forma simples e fácil de entender o que é gestão por processos e como ela pode elevar seu escritório de arquitetura a um outro patamar de eficiência, de uma forma muito mais simples do que você pode imaginar.
O que é gestão por processos
o que é gestão por processos: defina primeiro uma cadeia de processos
Para que você entenda o que é gestão por processos, precisamos apresentar mais uma definição:
Cadeia de processos: é a ordenação cronológica de cada um dos processos independentes que ocorrem em seu negócio (com alguns deles ocorrendo em paralelo) de forma que entreguem um resultado final para o cliente externo.
Assim, se uma entrega de seu escritório é uma planta de um conjunto comercial, essa missão envolverá uma série de processos independentes, em que a entrega interna de um, marca o início de outro processo.
Por exemplo: imagine que um dos processos envolvidos na entrega dessa planta do conjunto comercial seja a coleta de informações com o cliente para a elaboração de um briefing, que será encaminhado a equipe do projeto para que se faça uma reunião inicial de planejamento do projeto.
Ao final do processo de coleta de informações com o cliente, o responsável entregará um documento na forma de um briefing para a equipe do projeto.
Ao entregar esse documento para a equipe, a entrega final do processo de coleta de informações se torna o “start” de um novo processo, que é a elaboração de um cronograma do projeto, por exemplo.
Quando este documento estiver pronto, ele servirá de base para o início de mais um novo processo, a execução do projeto em si, e assim por diante, em uma cadeia de processos, até que a planta do conjunto comercial fique pronta.
Agora que você entendeu esse conceito, vamos explicar mais outros dois, que serão fundamentais para a compreensão sobre o que é gestão por processos:
- Valor percebido pelo cliente
- Otimização de processos
Valor percebido pelo cliente
o que é gestão por processos: valor percebido pelo cliente
Ao entregar sua planta pronta para o cliente, ele vai perceber algum valor para ele ou para o negócio dele.
Se o projeto comercial de arquitetura atender às expectativas, ele vai perceber um grande valor em seu trabalho de arquiteto e estará disposto a pagar um alto montante por ele.
Mas para conseguir isso, seu escritório teve que incorrer em diversos gastos, divididos em vários processos separados.
Por exemplo: ao coletar as informações para o briefing, o arquiteto responsável se deslocou até o local, fez algumas reuniões, enviou e-mails, eventualmente tirou fotos etc.
Da mesma forma, um software deve ter sido usado para gerar a planta, e isso tem custos também; um arquiteto teve que pensar nas melhores soluções de utilização dos espaços em função do orçamento disponível pelo cliente, gastando um certo número de horas para isso, e assim por diante.
Nesse contexto, o que é gestão por processos?
Nada mais é que fazer com que o custo de cada um desses processos da cadeia de valor (ou cadeia de processos) somados, seja menor que o valor percebido pelo cliente, gerando lucro para seu negócio.
Aprenda como fazer uma maquete eletrônica e agregue mais valor ao seu projeto.
É uma equação simples:
Valor percebido pelo cliente – Soma do custo de cada processo = lucratividade para seu escritório de arquitetura
Para se alcançar essa cadeia de valor ideal, usa-se a próxima (e última!) definição que você precisa entender para descobrir, finalmente, o que é gestão por processos.
Melhoria contínua dos processos
o que é gestão por processos: melhoria contínua
Depois de tudo que falamos, fica claro que quanto mais eficientes e eficazes forem os processos, menos eles custarão para o seu negócio e, assim, sua cadeia de processos será mais barata.
Essa tarefa de melhoria contínua, também chamada de otimização de processos, se dá por meio da análise do processo atual e leva em conta alguns pontos importantes:
Pontos de contato com o cliente: as entrevistas com o cliente, suas visitas ao seu escritório, a entrega dos plantas e projetos, etc., devem ser o mais agradáveis possível. São os chamados momentos da verdade.
Gargalos: verifique o que normalmente atrasa seus projetos. Usualmente gargalos em processos acontecem porque algum recurso, insumo ou informação não chegou à pessoa que precisa iniciar o processo seguinte de sua cadeia de processos.
Integração entre sistemas: também chamados de handoffs, são pontos dos processos que geralmente causam falhas de informação.
Assim, ao passar as informações das medidas anotadas por quem coletou a informação para o sistema que gera as plantas, pode haver um erro. É preciso sempre ficar atento aos handoffs.
Processos que geram mais valor ao cliente: manter um escritório limpo é importante, mas não é isso que vai fazer seu cliente enxergar valor em seus projetos.
Plantas muito bem-feitas, entregues em arquivos digitais e impressas de forma impecável, em bonitas pastas, podem alterar essa percepção de valor.
Assim, terceirizar o serviço de limpeza é uma alternativa, mas economizar na aquisição de softwares ou na apresentação de seus projetos não! Ter um bom notebook para rodar apresentações e programas de arquitetura também é essencial.
Confira nossa lista com os melhores notebooks para arquitetos e não sofra com travamentos.
Automação de tarefas repetitivas: substituir o trabalho humano pela automatização de processos é algo delicado.
Só faça isso com tarefas repetitivas e cuja automação não diminua o valor percebido pelo cliente.
Assim, o uso de softwares para gerar as plantas é uma automação inteligente, pois não altera a percepção de valor, mesmo sendo algo fundamental para seu negócio.
Já, a automação da emissão de notas fiscais é algo que deve ser feito sem pestanejar.
Estes foram alguns conceitos básicos sobre o que é gestão por processos. E, hoje em dia, existem ferramentas online, inclusive gratuitas, especialmente criadas para ajudar na modelagem de processos sem que os responsáveis por isso sejam experts no assunto.
São as chamadas plataformas low code BPM: práticas, intuitivas e que podem fazer toda diferença na hora de você implementar a gestão por processos em seu escritório de arquitetura.
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[disclaim]Este artigo foi escrito pela equipe da HEFLO, um software para modelagem de processos gratuita e baseada na nuvem.[/disclaim]
