Não é segredo que as planilhas de orçamento são uma ferramenta amplamente utilizada entre empresas do setor da construção civil (e tantas outras de outros setores também). Mas será que elas ainda são a melhor opção para realizar a gestão financeira dos seus projetos?
Ainda que pareçam uma ótima estratégia para organizar e controlar as informações da obra, muito tem se discutido sobre os riscos atrelados ao uso dessas ferramentas no dia-a-dia. Esses riscos incluem não só prejuízos financeiros, mas também atrasos, retrabalhos, ruídos de comunicação entre os colaboradores da obra, etc.
O uso das planilhas de orçamento tem sido centro de grandes debates na construção civil. Pensando nisso, separamos hoje alguns dos grandes riscos associados ao uso dessa ferramenta de gestão, bem como algumas alternativas. Boa leitura!
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O problema com as planilhas de orçamento
Realizar o levantamento dos custos de uma obra é um passo fundamental para garantir o sucesso da construção, mas isso você já sabe.
É por meio desse planejamento financeiro que será possível não só estimar os custos com cada uma das etapas da obra, mas também realizar o acompanhamento dos gastos, o controle da tomada de decisão, e muito mais.
Nesse sentido, fica claro que o uso de uma ferramenta tecnológica para fazer a gestão financeira da obra é essencial para garantir o sucesso. Isso porque o número de variáveis a serem controladas é enorme!
Justamente por isso, fazer esse acompanhamento e controle por meio de uma planilha de orçamento pode ser um grande risco para a sua operação. A seguir você confere o porquê.
1. Planilhas de orçamento: faça uso de uma ferramenta tecnológica para fazer a gestão financeira da obra. Fonte: WalletGenius
1) Suscetível a erros
Um dos principais riscos relacionados ao uso de planilhas de orçamento, se não o maior deles, é a facilidade na qual os erros podem passar despercebidos. Não à toa, o uso de ferramentas especializadas de gestão tem se tornado uma grande tendência no mercado.
Como a ferramenta exige que você insira os dados manualmente, qualquer erro de digitação ou na configuração das fórmulas da planilha de orçamento pode acabar custando caro. Afinal, aqui estamos falando de todos o planejamento e controle de custos relacionados a obra.
2) Compromete os prazos da obra
Outro grande risco que você corre ao fazer o uso das planilhas de orçamento é o risco de atrasos da obra.
Uma parte importante do processo de planejamento do projeto e que acaba ditando também o ritmo da sua execução, é o levantamento quantitativo da obra. Isso porque, antes de colocar a mão na massa, é preciso identificar todos os materiais, insumos e mão de obra necessários para cada etapa da obra, e claro, as suas quantidades.
Nesse sentido, qualquer erro na utilização das planilhas de orçamento pode levar a paralisação da obra. E como você sabe, no canteiro de obras (e também fora dele), tempo é dinheiro!
3) Trabalho colaborativo
Se você trabalha com obra, então já sabe que a qualidade da comunicação entre os colaboradores de um projeto tem impacto direto no resultado final entregue.
Sendo assim, para que seja possível assegurar a qualidade da obra, é necessário garantir o alinhamento de informação entre os colaboradores. Isso quer dizer que todos os colaboradores devem ser capazes de encontrar as informações mais atualizadas da obra de forma organizada e segura.
Acontece que, com o uso das planilhas de orçamento, isso nem sempre é possível. Isso porque para que seja possível salvar o histórico de uma obra, é preciso criar diversos arquivos – o que pode gerar bastante confusão e ruídos de comunicação.
2. A qualidade da comunicação entre os colaboradores de um projeto tem impacto direto no resultado final entregue. Fonte: Lightfield Studios
Por que adotar o uso de softwares de gestão?
Se você chegou até aqui, então já percebeu que o número de variáveis a serem controladas para garantir que a obra seja entregue dentro do prazo e orçamento estipulados são muitas. Nessas horas, contar com uma ferramenta de gestão pensada para as necessidades do profissional da construção civil pode fazer toda a diferença!
Os benefícios de contar com um software de gestão são muitos! Essas poderosas tecnologias auxiliam não só na realização das atividades que compõem a rotina de trabalho do profissional, como também no controle de processos e atividades da obra. Tudo isso é importante para agregar mais valor ao serviço prestado. Outros benefícios são:
- ajuda na integração das diferentes áreas da empresa
- facilita a gestão dos canais de relacionamento com o cliente
- agiliza a realização e o acompanhamento de tarefas do dia-a-dia do escritório
- oferece relatórios precisos e personalizados sobre o andamento do projeto
- facilita o trabalho colaborativo entre os profissionais
- proporciona maior segurança no compartilhamento de informações
- ajuda na redução de custos
- e muito mais!
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